CPQ gesucht – customX gefunden

Mit customX gestaltet Rosenberger-OSI die Variantenerstellung deutlich effizienter

Eigentlich klingt es ganz einfach – Kabel, die verschiedene Punkte miteinander verbinden. In Wirklichkeit ist aber die Verkabelung von Rechenzentren, lokalen Netzwerken, industriellen Anwendungen und Telekommunikationseinrichtungen hoch komplex, und nie gleicht ein Projekt dem anderen. Aus diesem Grund hat sich Rosenberger OSI auf Basis einer Komplexitätsanalyse des Variantenmanagements auf die Suche nach einem geeigneten CPQ-System (Configure Price Quote) gemacht und schließlich customX eingeführt.

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Komplexität als Herausforderung

Rosenberger OSI mit Sitz in Augsburg ist innerhalb der Rosenberger Gruppe der Spezialist für glasfaserbasierte Verbindungstechnik, Verkabelungslösungen und Infrastruktur-Services in den Bereichen Rechenzentren, lokale Netzwerke, Mobilfunknetze und industrielle Anwendungen. Das Unternehmen hat schon vor einiger Zeit erfolgreich eine Prozessorganisation eingeführt und legt großen Wert auf die kontinuierliche Verbesserung seiner Geschäftsprozesse. Die Themen Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Qualitätsmanagement spielen bei Rosenberger OSI eine große Rolle. Vor diesem Hintergrund hat man das Variantenmanagement von Grund auf analysiert und sich dann auf die Suche nach einer geeigneten Software begeben, die Schnelligkeit, Sicherheit und Fehlerfreiheit für die zahlreichen Varianten bringt.

Ressourcenintensiver Prozess

Das Problem war schnell erkannt: der Prozess startete mit der Anfrage eines Kunden für ein individuelles Projekt. Dies löste bei Rosenberger OSI einen Teileanlageprozess aus, bei dem zunächst jegliche Produktbestandteile angelegt und sämtliche Dokumente softwaregestützt, aber doch von Hand, erstellt werden mussten, bevor für den Kunden das Datenblatt zur Verfügung stand. Ein solcher Prozess ist natürlich ressourcenintensiv und fehleranfällig und damit kaum wirtschaftlich durchführbar. Diesen Prozess galt es also zu verändern und zu digitalisieren.

Entscheidung für customX

Zusammen mit einem spezialisierten Beratungsunternehmen wurde der gesamte Prozess der Variantenerstellung genau unter die Lupe genommen. Am Ende der Komplexitätsanalyse stand ein Lastenheft, das den Vergleich unterschiedlicher Software-Systeme ermöglichte. Nach einer Vorauswahl wurden acht Anbieter sehr genau betrachtet: Was leistet das System? Welche Unterstützung kann der Hersteller bieten? Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es? Und so weiter …

Aus diesem Prozess ging customX als Favorit hervor. Alle Anforderungen an ein CPQ-System wurden erfüllt – und noch einiges mehr. Denn mit der Konfiguration ist nicht Schluss.

Für Rosenberger OSI war vor allem auch die grafische Umsetzung ein entscheidendes Kriterium. Besonders die 3D-Darstellung im Preview ist gut integriert, sehr schnell und extrem leistungsfähig, wie Uwe Albrecht, Prozessmanager im Bereich Entwicklung, zu berichten weiß.

Systematische Produktbetrachtung als Basis

Zum Projektstart gehört bei customX immer ein dreitägiger Workshop, in dem das Produkt von Grund auf analysiert wird. Zusammen mit einem customX-Mitarbeiter untersuchte das Projektteam intensiv die gesamte Produktlogik mit allen Abhängigkeiten. Die Ergebnisse bildeten dann die Grundlage für den Aufbau des Regelwerks, in dem die Produktsystematik erfasst wird. Nach einem ersten Proof of Concept wurde das Regelwerk zunächst durch die Spezialisten von customX aufgebaut. Recht schnell wurde aber klar, dass dieses Vorgehen für Rosenberger OSI nicht optimal ist und man sich mehr Know-how im Unternehmen wünscht, um einfacher und schneller Änderungen und Ergänzungen am Regelwerk vornehmen zu können. Also wurden die Mitarbeiter von Rosenberger OSI durch customX geschult, so dass diese für alle folgenden Produktgruppen das Regelwerk komplett selbstständig – hin und wieder unterstützt durch customX – aufbauen konnten. Ein weiterer Vorteil dieses Vorgehens ist die einheitliche Nomenklatur, die dann immer dem üblichen Sprachgebrauch des eigenen Unternehmens entspricht und so leichter verständlich ist.

Einsatz im Vertrieb

Heute arbeitet der Vertrieb von Rosenberger OSI mit customX und erstellt sämtliche Projekte der erfassten Produktgruppen mit dieser Software. Eng angebunden an das Konfigurationssystem ist das ERP-System, das wichtige Daten liefert und als führendes System auch die von customX erzeugten Dokumente speichert.

Über 99 % Zeitersparnis

Was früher eineinhalb Wochen dauerte (also etwa 1.800 Minuten) – das Anlegen eines Teils und Erzeugen der zugehörigen Dokumente – ist heute in nur vier Minuten erledigt. Das entspricht einer Zeitersparnis von ca. 99,8 %. Das Ergebnis sind vollständige, fehlerfreie, einheitliche Unterlagen von der Zeichnung über das Datenblatt mit Preisen bis hin zur Stückliste. Auf Knopfdruck werden sämtliche Dokumente erzeugt, die für den Akquise- und den Fertigungsprozess benötigt werden.

Bei 4.000 Aufrufen und insgesamt 11.000 erzeugten Dokumenten in nur drei Betriebsmonaten wird schnell klar, welche Ersparnisse ein solches System bringt. Zudem werden ausschließlich technisch machbare Produkte erstellt, ganz ohne Rückfragen und Klärungsrunden mit den technischen Verantwortlichen. Die so eingesparten Ressourcen, so Albrecht, können wesentlich besser und wirtschaftlicher eingesetzt werden.

Fazit der Anwender

Klar ist, dass sich in einem Change-Prozess die Akzeptanz eines neuen Systems erst langsam entwickelt. Aber sobald die Mitarbeiter erfasst hatten, wie viel Erleichterung customX im Alltag bringt, war die Begeisterung schnell sehr groß und man hört immer wieder Sätze wie „Toll, wie leicht das jetzt geht.“

Für Uwe Albrecht und Kai Blessing, Projektverantwortlicher aus dem Bereich IT, ist die Einführung des CPQ-Systems und dessen Integration die die Softwarelandschaft von Rosenberger OSI ein voller Erfolg: „Wir haben etwas geschaffen, was sehr cool ist und was uns das Erstellen eines neuen Produktes enorm erleichtert und beschleunigt“, fasst Kai Blessing als Projektverantwortlicher zusammen.

Ausblick

„Das ist eine geniale Lösung, die wir da geschaffen haben, aber wir haben auch noch viel vor“, betont Albrecht. Natürlich fallen im täglichen Gebrauch immer mal wieder Dinge auf, die auch mit customX gelöst werden können, und die Performance soll weiter gesteigert werden. Weitere Produktgruppen sollen erfasst werden. Und wer Rosenberger OSI kennt, weiß, dass das Ende ganz sicher noch nicht erreicht ist, denn Verbesserung ist ja ein dauerhafter Prozess. Ideen sind auf jeden Fall immer vorhanden.

Mit customX als CPQ-System gestaltet Rosenberger-OSI die Variantenerstellung deutlich effizienter – wissen Kai Blessing (Projektverantwortlicher) und Uwe Albrecht (Prozessmanager im Bereich Entwicklung).