Sicher, flexibel und GMP-konform

Dank BlueCielo Meridian besteht die BK Giulini GmbH jedes Audit

In der chemischen Industrie, vor allem bei der Produktion von Wirkstoffen, Arznei- und Lebensmitteln, ist die lückenlose Dokumentation ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzepts. Die BK Giulini GmbH im Industriepark Ludwigshafen betreut als Infrastrukturbetreiber die örtlichen Produktionsstandorte zur Herstellung von Spezialprodukten für die pharmazeutische und Nahrungsmittelindustrie, für die Wasser- und Papierbehandlung, für die industrielle Reinigung sowie für andere industrielle Anwendungen. Die Instandhaltungsabteilung des Unternehmens verwaltet auch die Dokumentationen vieler im Park ansässiger Firmen. Seit zwei Jahren wird dazu BlueCielo Meridian mit Anpassungen von MuM genutzt. Das Unternehmen hat damit die Sicherheit vergrößert, die Anwender profitieren von mehr Flexibilität, und in Zukunft tut sich ein neues Geschäftsfeld auf.

Beim Begriff „Industriepark“ denkt man vielleicht an weite, ehemals grüne Gebiete am Rand einer Stadt, die in den letzten 30 bis 50 Jahren für die industrielle Nutzung bebaut wurden. Der Industriepark an der Giulinistraße in Ludwigshafen ist jedoch viel, viel älter: Seit 1896 wird hier „Chemie gemacht“. Heute sind neun verschiedene Firmen ansässig; die meisten sind oder waren Tochterfirmen der ICL-Gruppe, einem führenden Hersteller von Düngemitteln, anorganischen Phosphorchemikalien, Flammschutzmitteln und Lebensmittelzusätzen. Vom Industriepark bis in die Zentren von Ludwigshafen und Mannheim oder zum Mannheimer Campingplatz ist es nur ein Katzensprung. Sicherheit wird daher besonders groß geschrieben.

60.000 Dokumente seit 1896

Wer die Sicherheit von Anlagen, Maschinen und Gebäuden gewährleisten will, muss zunächst einmal wissen, was sich wo befindet. Dabei geht es sowohl um die Position von Anlagen, Anschlüssen, Abwasserleitungen usw. als auch um die Aufbewahrungsorte der zugehörigen Betriebsanleitungen, Wartungsvorschriften, Zertifikate. All dies wurde seit 1896 in verschiedenartigen Unterlagen dokumentiert. „In den Archiven stehen über 60.000 Dokumente“, erzählt Thomas Feßenmayr, der die Abteilung Instandhaltung bei der BK Giulini GmbH leitet. „Da gibt es Bau- und Maschinendokumentationen, Zeichnungen und Pläne auf Pergament, behördliche Genehmigungen und vieles mehr.“ 

In den Archiven gab es über 60.000 Dokumente aller Art. Inzwischen sind alle Dokumente, die nach dem 31. Dezember 1973 entstanden sind, digitalisiert.

Digital verfügbar: Unterlagen ab 1974

Kurz vor der Jahrtausendwende ging man den ersten Schritt, um diese Papierwüste urbar zu machen – mit sechs Lizenzen Auto-Manager Workflow vom Softwarehaus BlueCielo und der systematischen Digitalisierung der vorhandenen Dokumente. Als Stichtag wurde der 1. Januar 1974 festgelegt, das Jahr der Grundsteinlegung des Produktionsbetriebes für Wirkstoffe im Bereich Pharmazie und Kosmetik. Alle Unterlagen, die nach diesem Datum erstellt wurden, wurden gescannt und nach den Möglichkeiten von AutoManager Workflow klassifiziert. Etwa 50 Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen der im Industriepark ansässigen Firmen konnten auf die Daten zugreifen. Die meisten von ihnen kannten sich weder mit CAD noch mit Dokumentationssystemen aus.

Funktionen fehlten

Auch wenn dieses erste Dokumentenmanagementsystem dem damaligen Stand der Technik entsprach, erfüllte die Software nicht alle Sicherheitsansprüche. Dateien im Explorer waren zum Beispiel nicht geschützt, so dass man Dokumente verändern und wieder abspeichern konnte, ohne dass das System etwas merkte. „Schon bald gab es ‚vagabundierende‘ Dokumentversionen, von denen niemand wusste, wer sie erzeugt hatte und ob sie tatsächlich aktuell und korrekt waren“, sagt Thomas Feßenmayr. Doch einen Systemwechsel fasste man erst ins Auge, als der Softwareanbieter im Jahr 2005 die Software abkündigte.

Ein langer Weg …

Nach acht Jahren Erfahrung wussten die Verantwortlichen bei BK Giulini genau, was das neue System können sollte, und erarbeiteten ein umfassendes Pflichtenheft. Schon damals zeichnete sich ab, dass BlueCielo Meridian die Anforderungen von BK Giulini erfüllen würde. Allerdings fehlte Thomas Feßenmayr und seinem Team ein wichtiges Feature bei der Darstellung von Auswertungen und Berichten: Die Anzeige der Suchergebnisse im Layout der aktuellen Navigationsansicht. So wurde das Pflichtenheft auf Eis gelegt …

Was brauchen die Benutzer?

Dann erfuhr Thomas Feßenmayr von MuM, dass man mit der neuen Meridian-Version und etwas Programmierung den bisher anscheinend unerfüllbaren Ansprüchen genügen könne. Das war eine Gelegenheit, den Umstieg wieder in Angriff zu nehmen und mehr Sicherheit in der Dokumentation und mehr Benutzerkomfort zu erreichen. „Es wurde höchste Zeit“, sagt Thomas Feßenmayr. „Wir konnten mit dem alten System die Dokumentenhistorie nicht nachvollziehen.“ 

Um die aktuellen Anforderungen so genau wie möglich zu kennen, wurden nun Gespräche mit den Nutzern geführt; dabei wurden die Möglichkeiten der neuen Software aufgezeigt. Die Wünsche aus der Praxis flossen in den Anforderungskatalog ein. „Vagabundierende Dokumentversionen“ wurden quasi eingefangen, indem man die Dokumenthistorie so weit wie möglich recherchierte und wiederherstellte. Weiterhin legte man fest, welche Daten in welcher Form nach Meridian migriert werden sollten.

Datenbank bereinigen

Dann gab es noch eine Menge Handarbeit: Die Datenbank musste bereinigt werden. Dabei ging es um Tippfehler, um korrekte Nummerierungen, um Firmennamen, die sich geändert hatten, und vieles mehr. „Die Frage, ob ein Gebäude B4 oder B04 heißt, ist spätestens dann interessant, wenn es mehr als zehn Gebäude im Abschnitt B gibt und man eine nach Gebäudenummern sortierte Liste ausgeben muss“, erklärt Thomas Feßenmayr. Der Teufel steckte im Detail. Der erste Bereinigungsdurchgang fand noch vor der endgültigen Entscheidung im Frühjahr 2014 statt, der zweite ein halbes Jahr später.

In sechs Monaten produktiv

Im November 2014 wurde es ernst: Die Daten wurden probeweise migriert, und vier Wochen lang liefen das alte und das neue System parallel. Die Key-User waren vorab geschult worden und testeten BlueCielo Meridian mit den Anpassungen von MuM auf Herz und Nieren. Es lief! Kurz vor Weihnachten folgte der Rollout – insgesamt waren zwischen der Entscheidung für die neue Lösung und der Implementierung nur sechs Monate vergangen.

Ziele erreicht

Heute können Betriebsleiter, Ingenieure, Werkstattmitarbeiter, Meister sowie die Abteilungen Infrastruktur und Werksplanung auf die Daten zugreifen und sie nutzen. Das flexible Rechtesystem ermöglicht sogar Externen, d. h. den Mitarbeitern der anderen Firmen im Industriepark, den Zugriff auf die Daten. Jede Änderung eines Dokuments wird erfasst und gespeichert. Unbemerktes Ändern ist ausgeschlossen. Die GMP-Richtlinien zur Qualitätssicherung der Produktionsabläufe und -umgebungen in der Produktion von Arzneimitteln, Wirkstoffen, Kosmetika werden erfüllt. Die Nutzer finden im Wesentlichen ihre vertraute Oberfläche vor; wer im CAD-System arbeitet, profitiert von der automatischen Vergabe der Zeichnungsnummern.

Das gesamte System bietet heute die Sicherheit, die das Gesetz und die GMP-Richtlinien vorschreiben. Das gefällt den Anwendern. Besonders praktisch sind die vielen Sortiermöglichkeiten und die große Flexibilität in der Nutzung. Tatsächlich werden die Darstellungsfunktionen, wegen derer man vor zehn Jahren den Umstieg aufgeschoben hatte, heute nur noch selten genutzt.

Datenbank erweitert

Inhaltlich ist die Datenbank seit Dezember 2014 quantitativ und qualitativ erheblich gewachsen: Heute finden die Nutzer hier neben DWG-, PDF- und Bilddateien auch Schemata und Ablaufpläne im MS-Visio-Format, dazu technische Datenblätter und Stücklisten, Betriebsanweisungen für Sicherheit und Recht, Zertifikate von Fremdfirmen, Wartungsberichte, Ergebnisse von Emissionsmessungen sowie CE-Dokumente. Und natürlich liegt zu jedem Dokument die komplette Historie vor: Sämtliche Versionen sind gespeichert und abrufbar. Ein virtueller Server stellt die Verfügbarkeit des Systems sicher und macht die „Pflege“ von Hardware überflüssig.

Angebot auch für Dritte

Die meisten Anpassungen können die Anwender oder die internen Systembetreuer selbst vornehmen. Und wenn es tatsächlich einmal Schwierigkeiten gibt, genügt ein Anruf bei MuM. „Unsere Betreuer kennen unsere komplette Installation. Wenn wir Fragen haben, bekommen wir schnell kompetente Antworten.“, sagt Thomas Feßenmayr. In den nächsten Monaten wird sich die Unternehmensstruktur bei BK Giulini verändern. Dann können Thomas Feßenmayr und sein Team ihre Leistungen auch Unternehmen anbieten, die nicht zum Industriepark gehören. BlueCielo Meridian und die Anpassungen von MuM machen es möglich.

BlueCielo Meridian hat der Papierwüste ihren Schrecken genommen: Heute gibt es geregelten Zugriff und maßgeschneiderte Informationen für alle.